根据国家《档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等有关政策法规，结合我校实际，制订如下有关我校学生档案查询、利用规定：
一、上外贤达学院毕业生因本人工作和求学等各种需要，利用复制中英文版本成绩单、毕业证明，及我校颁发的学位证明等，均由上外贤达学院档案部门负责出具，其他部门证明材料一概无效。
二、毕业生办理复制上述证明文本，须持本人毕业证书原件；委托他人办理应携带委托人签名的委托书及毕业证书原件，并向档案管理人员出示被委托人身份证。根据办理者需求还应提供需开具相关证明的证书原件。
三、复制档案均由档案部门负责办理。并盖有档案部门的印章；学校档案部门制作的复印件与原件具有同等效力。
四、毕业生因私利用、复制档案，按规定向学校财务部门缴纳一定的制作费用。
五、毕业生自行打印或翻译制作的成绩单、学位证书等复印件，学校档案部门一概不负责审核和加盖印章。
六、办理者不得以任何理由要求档案管理人员出具与馆藏资料内容和事实不符的任何证明材料。
七、为保护个人隐私，学校档案部门不接受任何电话、E-mail等通讯工具的查询。
八、办理者取件时应当面核对，发现差错由档案部门无条件更正，一经离校档案部门仅负责修改，其它责任概不负责。
九、办理时间：
每周五上午9:00-11:00 登记、缴费；下午14:00-16:00 取件。如遇特殊情况，将提前网上告知。国定节假日停止办理，寒、暑假期间办理时间另作安排。
十、办理地点和联系方式：
地点：上外贤达学院虹口校区行政楼1801室（虹口区东体育会路390号）。
电话：021-51278040。
十一、本规定解释权归上外贤达学院校办档案室。
上外贤达学院校办档案室
2012年10月
上外贤达学院关于毕业生办理学历、学位证明书的补充规定
根据上海市教委通知，结合《上外贤达学院关于毕业生办理成绩单和学位学历证明书的暂行规定》的要求，对毕业生办理学历、学位证明书作如下补充规定：自2016年1月1日起，凡因证书原件遗失需由学校档案室出具学历、学位证明书的毕业生，办理时携带二张二寸彩色证件照片，并将同一版本的照片电子版（jpg格式，大小30k以内）事先发送至xiandajiaowu@163.com邮箱，经校办档案室审核无误后方予办理。证明书一经开具，证书原件自动失效，请慎重办理。其他规定不变。
上外贤达学院校办档案室
2015年11月18日