各院系部处：
基于学院规模的不断扩大，行政事务的日益繁杂，为规范办事程序，提高办事效率，依据上级有关部门的法律法规，对本学院及各部门的公章刻制、保管和使用等作如下规定：
一、公章的刻制
1、学院所属部门、机构确因教学业务需要刻制公章，应申明理由，部门负责人签署意见，经学院院长办公会议讨论批准。
2、部门、机构刻制公章，包括业务专用章等，应按人事部门公布的机构，报经院办审核；新刻制的公章由院办备案、发文公示，方可正式启用；未经院办确认启用的公章一律无效。
3、公章磨损或毁坏需更换，应报经院办履行重新刻制手续，启用新章的同时交回旧章，并由院办负责废除。
二、公章的保管
1、学院公章（包括钢印）和法人代表章、院长签字章等均由院办指派专人保管；所属部门、机构公章由所在部门、机构负责人指派专人保管。
2、公章保管人员要有高度的责任心，严格按照规定谨慎用印，决不允许滥用、私用；保管人员因出差或暂时不能履行职责的，应指定临时代管人员，并做好交接工作。
3、公章限于在办公室使用，不得由个人携带外出；确需外带用印，必须经主管领导批准，并办理相关手续。
4、公章保管要安全可靠，发现丢失或盗用，应及时报告，并采取相应措施补救，避免造成损失。
三、公章的使用
1、凡以学院名义对内对外印发的公文用章，必须由院办统一审核、编号和用印；以学院名义对外签订合同、协议，向上级机关申报材料、报表等重要文本等用印，须报经学院分管领导批准；重大事项应经院长办公会议讨论，学院主管领导签字；领导签字原件应存档备查，不能签字的原件应备有一份同式文件供领导签字存档。
2、各类毕业、肄业、结业和学位证书，学历证明、聘书、奖状等用章，经主管领导签署意见，由公章保管人员负责用印；各类工作证、学生证等常规证件用印，由相关管理部门造册登记，经院办核实；财务各类报表、票据用印，由财务处造册登记，提交院长审阅签字。
3、有关部门或个人因各种需要使用学院公章，要填写用印单、部门负责人签署意见，经学院主管领导审核同意，由保管人员用印。
4、各院系和职能部门公章，主要应对相关业务部门的工作往来，一般不得擅自对外使用；有关职能部门对外联系业务的介绍信或公函，由院办签发；严禁开具无任何内容、只盖公章的空白介绍信、表格，及其他白纸便签。
5、因管理不严，发生公章使用不当，或遗失，要追究有关保管人员和领导的责任；部门、机构未经严格审核，造成错误用印，要追究审批人员的责任；公章保管人员或工作人员违纪使用印，按规定予以处理，造成损失的，依法追究责任。
四、上述规定由院办负责解释。
五、上外贤达办[2006] 8号文废除。
上外贤达学院院长办公室
2011年6月 7 日