为进一步规范我校外事接待工作，提高工作效率，特制定本管理办法。
本管理办法适用于接待国外及港澳台地区人员短期来校访问，包括友好访问、参观考察、洽谈合作和讲学等。
外事处为学校外事接待的归口管理部门。
第一条 外事接待原则
1．坚持对等、对口接待原则；
2．坚持务实、节俭原则。
第二条 外事接待活动的审批
1．凡以学校名义邀请国（境）外人员来校访问，一般由相关院系部门在外宾来访前一个月向外事处提出申请，经同意后发出邀请函。未经批准，任何部门不得以学校名义进行外事接待活动。
2．各院系部门接待国（境）外人员来校访问，应提前十个工作日填写部门外事接待登记表，报外事处备案，并做好接待工作。
3．来访人员涉及敏感国家、地区或部门，如外国政府官员、政要、国际组织领导人、外国媒体或驻华（沪）使领馆人员等，来访活动涉及敏感内容，须提前三个月向外事处提出书面申请。外事处报学校领导审批同意后，上报上海外国语大学转呈上海市外办报批。得到批复后，方可由外事处发出邀请。
第三条 外事接待活动的组织
1．学校的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜，各院系部门应予以协助安排。
2．跨院系部门的或有校领导参加的外事接待活动，由外事处主要负责，相关院系部门予以协助。外事接待活动的准备工作主要包括：
准备来访人员名单及背景材料；
制定接待计划；
落实翻译；
安排摄影和新闻报道。
3．院系部门负责安排的外事活动，可自行落实相关接待工作，做好外事接待记录，并报外事处备案。
第四条 外事接待标准
1．对来我校访问的国（境）外人员，除学校领导特批外，一般不支付国际旅费。
2．国（境）外大学的校级领导来访，若有需要，学校可提供机场接送服务。其他人员来访，除学校领导特批外，一般不予提供。
3．对来校讲学的国（境）外学者按学校规定标准提供住宿，其他人员来访，除学校领导特批外，一般不予提供。
4．接待国（境）外人员来访，根据需要，可提供工作餐。若需要高规格宴请，应提出书面申请，由外事处报学校领导审批。
5. 对来我校访问的国（境）外人员，根据需要，可赠送（或回赠）礼品。礼品赠送应具有纪念、象征意义，并遵循节俭原则。
第五条 本办法自即日起试行。
第六条 本办法由外事处负责解释。