各系部处：
为进一步加强学生档案规范化、制度化、科学化管理，充分发挥学生档案在教育与管理中的作用，现印发《学生档案管理办法(试行)》，请各系部处组织相关人员认真学习，严格执行。
此通知。
附件：《上海外国语大学贤达经济人文学院学生档案管理办法(试行)》
上外贤达院长办公室
二○○九年五月二十六日
主题词：学院 学生档案 管理 办法 通知
主送：董事长、院领导，各（系）部、各职能部门
上外贤达学院院长办公室 2009年5月26日印发
附件：
上海外国语大学贤达经济人文学院
学生档案管理办法(试行)
总 则
第一条 为加强学生档案规范化、制度化、科学化管理，充分发挥学生档案在教育与管理中的作用，根据《普通高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我院实际情况，制订本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间学习经历的记载，是学生基本情况和德、智、体诸方面表现的真实反映，是社会选拔、任用人才的重要依据。
第三条 学生档案是学院档案的重要部分，学生档案管理纳入学院档案管理范畴。各系部处分管学生工作的负责人及兼职档案人员要增强责任意识，协助学院档案室做好学生档案材料的收集、整理工作。
学生档案管理职责
第四条 学生档案由学院档案室统一管理，学生在校学习期满应及时向用人单位转递毕业生档案。档案管理人员要认真负责，规范操作，严格遵守保密制度，保证学生档案的完整和安全。
第五条 新生入学的档案材料除各省、市、自治区招办邮寄外，学生本人自带的档案应在报到时送交学院档案室。如发现材料缺失或姓名等信息有误应及时查明原因，及时催办补齐。
第六条 学生在校期间材料，其中包括学生在校期间形成的学籍、奖惩、党团等材料，由各班辅导员负责收集和整理，并及时归整送交本部门兼职档案员，经核对无误后一学年内移交学院档案室。移交学生档案须填写《学生在校期间档案材料移交登记表》，经双方签字确认，一式两份各自保存备查，同时提交电子版本。
第七条 毕业生材料由各班辅导员负责收集、整理，核对无误后送交本部门兼职档案员，于毕业生派遣前一个月内移交学院档案室。交接时填写《毕业生档案材料登记表》,双方签字确认，一式两份各自保存备查，同时提交电子版本。
第八条 学院档案室工作职责
（一）接收、鉴别、整理和保管学生档案材料；
（二）办理档案的检索、查阅及转递，为有关部门提供学生情况；
（三）严守档案秘密，保证档案安全；
（四）制定和完善档案管理制度，做好档案的统计分析；
（五）办理其它有关学生档案事项。
学生档案归档范围
第九条 归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，其中包括对学院、部门及个人发展具有参考价值的相关凭证。
第十条 学生档案的归档范围:
（一）高考档案材料
1.高中毕业生登记表；
2.高考报名登记表；
3.高考体检表；
4.高考政治审查表；
5.体育达标登记卡；
6.高考志愿书；
7.社会实践登记表；
8.其它应归档的高考档案材料。
（二）大学档案材料
1、上外贤达学院新生登记
2、高等学校毕业生登记表；
3、学籍变动材料(休学、复学、退学、转学、出国等)；
4、党团组织材料（包括入团材料、思想汇报、入党申请书、入党志愿书、外调材料和转正申请书等）；
5、奖惩材料；
6、学习成绩表（加盖学校教务处章）；
7、健康检查表；
8、社会实践材料；
9、就业报到证；
10、学士学位论文评阅书
11、其它有价值的材料。
学生档案收集与管理
第十一条 学生档案形成部门（各系部）要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。
第十二条 学生在校期间材料，由相关部门提供相应材料，辅导员和兼职档案员负责对学生材料的鉴别，属于归档范围的材料应保证真实可靠、完整齐全、文字清楚，对象明确、手续完备。并经部门负责人组织审查盖章或本人签字后方可归档。
第十三条 不属于归档范围的材料，应退还材料形成单位。
第十四条 学生档案材料，须统一使用A4规格的办公用纸或学院规范表格，用蓝色或黑色钢笔书写，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十五条 学生档案信息记载要准确、规范。学生填写履历等表格时，姓名（包括曾用名）书写要准确规整，不能写同音字，不能随意更姓改名；各种表格上的姓名、出生年月必须与身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡保持一致；反映声像特征的照片必须是近期免冠标准照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、通信等情况的文字材料要真实清楚。
第十六条 因病休学学生的档案应视为非在校生档案妥善保存；并在其复学后及时按所在班级重新归入在校生档案。
第十七条 留级学生的档案，按教务处正式通知，于学年末转至复读班级并上名册，同时注销原材料并加注原因。
第十八条 退学学生的档案，按有关规定转至户籍所在地。
第十九条 开除学籍学生的档案，按有关规定转至户籍所在地。
第二十条 对保留入学资格或保留学籍期限已满的学生档案，按有关规定转至户籍所在地。
第二十一条 学生毕业离校，应在一个月内将档案通过机要投寄到所属的人事档案管理部门或由用人单位开具证明材料到学院领取，毕业生档案不得由自己携带；暂未落实工作单位的毕业生，本人要求学院保留档案的，须填写《毕业生人事档案留校申请表》，经所在的系、部及档案主管部门领导签字同意，一般保留2年；毕业生落实工作单位后，凭“报到证”到学院档案室办理转档手续；超过保留时限，按有关规定转至户籍所在地。
学生档案保管与保护
第二十二条 学生档案保管遵循便于查找的原则，统一存放学院档案库房。
（一）档案库房必须按照“防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠”等要求加强严管，并经常检查；
（二）库房必须保持清洁和适宜的温、湿度；
（三）建立学生档案登记和统计制度，及时发现问题并解决。
第二十三条 加强学生档案管理的研究，不断改进档案保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
学生档案的利用
第二十四条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）凡来查阅学生档案者，须经各系及有关部门领导签字同意；
（二）学生档案一般不外借，必要时须说明理由，并严格履行借阅手续；
（三）学生个人不能查阅本人的档案材料；
（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料；
第二十五条 毕业生查询档案去留情况，应出具相关证明，办理登记手续。
学生档案的转递
第二十六条 未报到的入学新生档案于当年年底前转递至生源地招生办；毕业生档案转递至其就业报到指定的部门（或单位）；未就业的毕业生档案可暂保存在学院2年。
第二十七条 转读外校或考取外校研究生的学生档案，凭教务处或录取院校的正式通知，转至相关提档部门或录取院校。
第二十八条 转递学生档案时应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要投递或派专人送取，不能邮寄，不得由学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按《档案转递通知单》的项目详细填写，严密包封。
附 则
第二十九条 本办法适用于上外贤达学院全日制本科学生。
第三十条 本办法由学院档案室负责解释。
第三十一条 本办法自发布之日起试行。
上海外国语大学贤达经济人文学院
2009年5月25日
附件【附件.doc】