各系部处：
为进一步加强电子档案规范化、制度化、科学化管理，充分发挥电子档案在教育与管理中的作用，现印发《上外贤达学院电子文件归档管理的暂行办法》，请各系部处组织相关人员认真学习，严格执行。
此通知。
附件：《上海外国语大学贤达经济人文学院电子文件移交接收登记表》
上外贤达学院院长办公室
2009年7月2日
主题词：学院 电子文件 归档 管理 办法 通知
主送：董事长、院领导，各（系）部、各职能部门
上外贤达学院院长办公室 2009年7月2日印发
上外贤达学院电子文件归档管理的暂行办法
第一条 为了进一步规范学院电子文件的归档及管理，确保学院电子文件、电子档案的完整、真实和安全，特制订本办法。
第二条 本办法适用于上外贤达学院各系部、处形成的电子文件与电子档案的管理。
第三条 本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。
第四条 本办法所称的电子档案是指经过鉴定具有保存价值的归档电子文件。
第五条 各部门兼职档案人员负责本部门电子文件收集、整理的归档工作。
第六条 电子文件的归档范围：形成文件的各种文字、表格、图像、图形、音像、声音、多媒体和数据，具体参照《上外贤达学院文件材料归档范围及保管期限表》。
第七条 为保证电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善处理，以确保其不散失、不损失、不失真。
第八条 电子文件的保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第九条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门归档的过程。物理归档推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
第十条 存储电子档案的载体或装具应贴有注明全宗号、归档年度、类别号、盘号和档号的标签。
第十一条 各部门在每年六月底前将上年度应归档的电子文件随纸质档案一并向院办档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件必须在活动结束时及时归档。移交清单一式两份，交接双方各执一份。
第十二条 移交学院档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
第十三条 归档电子文件的载体应符合下列条件：
（一）归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
（三）存放室应防磁、防光、防潮、防有害气体，环境温度控制范围为17-20℃，相应湿度控制范围为35-45%；
（四）归档电子文件与相应纸质或其他载体形式的文件同时存在，应在内容、相关说明描述上保持一致。
（五）具有永久保存价值的文字或图形的电子文件，如无纸质等拷贝件，归档时，必须制成纸质文件，一并保存。
第十四条 接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现缺失等问题要及时采取予以复原措施。
（一）对磁性载体每满2 年，光盘每满4年应进行一次机读检验。
（二）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。
第十五条 电子文件的保管期限和密级划分，参照国家纸质文件规定执行。对归档电子文件鉴定及检测情况应由归档部门负责人审核，填写《电子文件移交接收登记单》。
第十六条 电子档案的统计应按年度、以件为单位进行统计。
第十七条 电子档案的销毁要求：
（一） 鉴定电子档案的销毁，参照纸质档案的规定和程序执行。
（二） 销毁保密的电子档案应履行必要的审批手续。不可擦储存载体应一同销毁，并注意彻底清除网络中的任何痕迹。
第十八条 电子档案的利用要求：
（一） 封存的电子档案不得外借。
（二） 未经批准任何人不得擅自复制电子档案。
（三） 保密电子档案的利用，参照纸质档案的国家有关规定和办法执行。
第十九条 本办法自公布之日起执行。
附件：
上海外国语大学贤达经济人文学院
电子文件移交接收登记表
| 检验项目 |
检 查 结 果 |
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| 制作部门 |
归档部门 |
接收部门 |
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| 载体外观检验 |
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| 病毒检验 |
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| 真实性检验 |
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| 完整性检验 |
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| 有效性检验 |
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| 技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验 |
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| 填表人（签名） |
年 月 日 |
年 月 日 |
年 月 日 |
| 审核人（签名） |
年 月 日 |
年 月 日 |
年 月 日 |
| 部门（印章） |
年 月 日 |
年 月 日 |
年 月 日 |