第一章总则
第一条 图书及其它载体文献是图书馆收藏和管理的主要内容，是图书馆的主要财产。为了进一步加强图书采购的规范管理，不断提高采购质量，最大限度地发挥图书经费的效用，推进馆藏建设工作，根据教育部《关于加强各类高等学校教材和图书采购管理工作的通知》、《中华人民共和国招标投标法》、《教育部政府采购管理暂行办法》、《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》等相关法律法规，结合高等学校图书采购工作实际，特制定本办法。
第二条 图书采购工作遵循“科学论证，；规范管理，按章行事；透明公开，廉洁高效；确保质量，服务创新”的原则。
第三条 图书采购工作应根据学校事业发展规划、学科专业建设、教学科研工作的实际需要，在听取师生意见、专家充分论证的基础上，制定馆藏建设与采购工作计划。
第四条 图书采购应兼顾纸质文献、电子文献和其它载体文献的购买，兼顾文献载体和使用权的购买，注重重要文献和特色资源的完整性与连续性，注重本校及与本校相关的出版物和学术文献的收藏，逐步优化馆藏结构，提高馆藏质量，形成馆藏特色。
第五条 本办法适用于中外文纸质图书、报纸、期刊、各类音像资料、光盘资源。
第二章采购工作的领导和管理体制
第一条 图书馆作为相关职能部门及图书采购工作的承办单位，具体负责制定本部门图书采购工作计划，并按照规定实施图书采购工作。图书及其它载体文献的具体采购工作由图书馆负责操作。采购组由主管馆长和相关采购岗位工作人员组成，受学校领导、财务等相关部门负责人领导、组织、实施和监督的管理，在各级领导管理下认真负责地进行采购、验收、典藏、固定资产登帐等一系列工作。
第二条 定期接受各级领导的考核，各岗位必须做到手续清楚、订购及时、记录完备、账目清楚，相关工作环节透明度高。如发生调动，必须做到手续齐全，交接清楚。
第三章采购工作的原则和细则
第一条 外文原版图书的采购原则：符合学校学科发展总体规划，以科研用书为主，教学用书为辅，以我校重点学科和覆盖多学科用书为主，兼顾新兴学科和其它学科，主要采取院系教师推荐采购的方式。
第二条 外文原版图书的采购细则：
1. 采购人员负责为有关院系文献专家提供相关学科最新的出版信息，由文献专家选择推荐，采购人员进行汇总后根据采购原则进行筛选，报校部领导确定、审批。
2. 对重点会议录、工具书的收藏要保证系统、连续和完整性。
3. 外文原版图书采购的复本一般以一册为限。
第三条 中文图书的采购原则：
1. 根据学校教学和科研的需要，结合学科设置和本馆藏书特色，做到保证重点、兼顾全面；既满足当前需要，又适应发展的要求。
2. 教学用书的采购要根据学校的总体课程设置，参照各个专业的主修课程和选修课程等不同层次，确定采购品种和复本量。科研用书按照“种多册少”的原则选择订购。
第四条 中文图书的采购细则：
1. 以新华书店的《全国新书目》为代表，采购人员定期根据收集到的各种新书目，结合采购原则确定购买品种、数量。
2. 注意保持重要工具书、年鉴的系统、持续和完整性。
第五条 外文原版期刊采购原则：
1. 续订原有的馆藏核心期刊，原则上应为本校重点学科用刊，必须保证连续性。新增、停订都必须由专家审核，有馆部报校级主管校长审批。
2. 语种以英文为主，其次为德、日和法文。
第六条 中文期刊采购原则：
1. 根据学校学科设置，以核心期刊及常用刊为主，兼顾其它种类。
2. 尽可能保证品种齐全，连续性强，不考虑复本。
第七条 期刊采购细则
1. 每年订购之前收集期刊使用统计信息，教师推荐新增信息和出版动态，完成拟定品种清单，并根据经费做好预算，决定取舍。
2. 逐个仔细审查拟定期刊的价格，对刊价上涨异常的期刊，必须重新核实。
第四章采购工作规范
第一条 按照《中华人民共和国政府采购法》的规定，文献集中采购可有以下几种方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。
第二条 根据高等学校文献采购的实际情况，图书馆自行决定采购方式，按照规定的程序在学校集中采购管理部门登记备案，以备案方式进行监督管理。采购备案制适用于集团采购和一定经费额度以下的零星采购。
第三条 中文图书采购应实行招投标制度，确保图书采购质量与后续服务质量，降低采购成本，提高采购经费使用效益，为采购过程的阳光操作提供制度保障。
第四条 单批订购金额不足五万元（含5万元）的小批量采购项目，为提高工作效率，可以由图书馆将可能的采购方式、供应渠道报校部主管校长审核之后，视情况自主选择采购渠道。
第五条 供需协议的签订：供应商一旦确定，原则上要保证稳定性以确保采购效率，因此在最初确立供需关系时，必须就服务规范、质量订立有效协议，采购人员有权根据协议督促供应商按期、高质量地发货，并将协议和订单履行情况随时记录、定期汇总，以作为供应商考评和下一轮招投标的决策依据。
第六条 电子资源的采购方式应以参加CALIS、DRAA、上海高校网络图书馆、上海图书馆地区文献共享等集团采购为主，尽可能发挥网络资源共享的优势，加强协调，使有限的经费发挥最大的经济效益。
第五章采购工作的财务管理制度
第一条 图书采购经费包括在图书馆的常规经费之内，每年年初由学校、馆部按计划拨给全年的经费额度，采购人员需据此尽快制订全年的工作计划，并谨慎执行，保证经费的合理使用。
第二条 采购人员的订购记录要做到完备、清楚，要求熟练使用自动化管理系统，应及时检查、监督协议的履行情况，及时与图书供应商沟通、联系，结合到书验收和财务报销情况，定期向馆长汇报各供应商预订和实到图书的经费使用账目。
第三条 财务报销由专人负责，图书采购的相关发票、单据，必须符合相关法律法规及学校财务制度的规定，做到账目清楚、报销及时，每年年底结清供应商的账目，并做到帐物相符。
第四条 图书采购的相关发票、单据的签署，由图书采购员验收无误后签署经手人，图书加工人员等复核无误后，图书馆馆长签字，报财务处批准报销。图书采购应尽量采用实洋制，在相关票据中应注明码洋和图书折扣。
第五条 财务报销细则：
1. 凡本馆购入的一切图书和其它载体文献，必须经验收人员验收、登录后方可报销；
2. 根据学校财务报销制度，图书采购的相关发票、单据的签署，由图书采购员验收无误后签署经手人，图书加工验收人员核对确认图书、清单和订购记录相符无误后，签署证明人，每一报销凭证必须加盖图书馆公章，并请主管馆长签名认可方能用于报销；
第六条 经费总帐原则上由馆长负责，定期自查，并同财务进行核对，主管馆长掌握图书经费的实际使用情况。
第七条 图书采购业务实行明折明扣，不暗箱操作。
第六章采购工作的纪律
第一条 学校应定期对教材和图书采购人员进行廉政教育、职业道德教育和业务技能培训，以增强工作人员的服务意识，以高度的责任心做好图书采购管理工作，加强学习，努力提高专业知识、业务技能与采购管理工作水平；
第二条 采购工作人员应严守国家法律法规，不得在采购活动中收受贿赂，不得发表有可能影响采购公正的意见，不得参加有可能影响采购公正的宴请或娱乐活动，不得在供应商处报销应由个人或单位支付的费用等；
第三条 不得收受供应商的回扣或好处费、礼金、有价证券和物品；
第四条 和业务相关的各类会议活动，必须汇报给馆部领导批准，由领导讨论决定是否参与；
第五条 和采购相关的各级业务岗位必须执行轮岗制度，原则上聘任一届；
第七章本办法解释权归上海外国语大学贤达经济学院图书馆